Rede de laboratórios com 10 unidades espalhadas pelo Brasil controlava consumo de reagentes, insumos e materiais em planilhas soltas, sem padronização entre o orçamento e o realizado. Construímos um modelo em Excel que cruza consumo real contra meta mensal, por unidade, setor e produto, revelando os pontos exatos de estouro de orçamento.
A operação laboratorial consolidava um volume expressivo de consumo mensal de reagentes, insumos e materiais em dez unidades diferentes. Cada unidade gerava sua própria planilha de acompanhamento, sem padronização de categorias entre o orçamento anual (metas de consumo) e o realizado mês a mês.
Isso criava um problema silencioso: quando uma categoria estourava a meta em uma unidade, a controladoria só descobria semanas depois, olhando relatório por relatório, sem conseguir comparar automaticamente o real contra o orçado nem identificar em qual produto ou fornecedor específico estava a variação.
Desenvolvemos um modelo em Excel avançado, conectado ao SharePoint da empresa, que consolida o consumo das 10 unidades em três camadas complementares: consumo por setor gerencial e grupo de material, consumo por fornecedor e produto específico, e evolução do custo médio unitário por item, mês a mês. A conexão com o SharePoint permite que as bases de consumo alimentem o modelo de forma centralizada, sem troca manual de arquivos entre as unidades.
Cada camada compara automaticamente o mês corrente contra os dois meses anteriores, calculando ganho ou perda em R$ e em %. Uma quarta coluna, dedicada à controladoria, foi estruturada para registrar a tratativa de cada desvio relevante, criando um processo formal de investigação e ação sobre os pontos fora da curva.
Visão das tabelas dinâmicas por unidade, com consumo por setor, fornecedor e custo médio comparados mês a mês.
* Imagens com dados ilustrativos para preservar a confidencialidade do cliente.
Com o modelo em operação, a controladoria passou a enxergar, mês a mês, exatamente onde o consumo estava fugindo da meta orçada, unidade por unidade. Categorias como Bioquímica em duas unidades apareceram rodando entre 56% e 75% acima da meta de agosto, e outras como Hormônios, cerca de 28% acima, permitindo ação corretiva direcionada em vez de investigação genérica.
Antes cada unidade mandava sua planilha e a gente tentava adivinhar onde estava o problema. Com o modelo consolidado, sabemos exatamente qual unidade, qual setor e qual produto estourou a meta no mês, sem precisar caçar em dez arquivos diferentes.
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