Laboratório com faturamento multiplicando-se ao longo do ano precisava saber, antes do fechamento do mês, se o custo por setor de exame ia ficar dentro da meta de consumo estipulada. Construímos um modelo de FP&A que prevê o percentual de custo de cada setor em tempo real, setor por setor e unidade por unidade, permitindo agir a tempo de manter o consumo sempre abaixo da meta, em vez de só constatar o estouro depois que ele já aconteceu.
A operação laboratorial tinha uma meta de consumo definida para cada setor de exame (Microbiologia, Hematologia, Bioquímica, Alérgenos, ImunoHormônios), mas só descobria se tinha ficado dentro ou fora dela quando a controladoria fechava o mês, consolidando manualmente perdas, repetições, controles, calibradores, certificações e validações. Quando o custo estourava a meta, a gestão só ficava sabendo tarde demais para agir naquele mesmo mês.
Faltava um jeito de prever, ainda durante o mês, se cada setor estava caminhando para ficar dentro ou fora da meta estipulada, com confiança suficiente para a diretoria agir com base nessa previsão, e não só no número oficial que chegava depois.
Desenvolvemos um modelo de FP&A com uma página dedicada a cada setor de exame, projetando o Fechamento PCP (Perdas, Controles, Calibradores, Certificações, Repetições e Validações) a partir do faturamento, consumo efetivo e volume de exames liberados já realizados no mês. Cada página gera o "Percentual de Custo Prévia PCP" em tempo real para o seu setor, com indicadores visuais de tendência (alta, queda ou estável) mostrando se aquele setor está se aproximando ou se afastando da meta de consumo estipulada.
Para dar confiança a essa previsão, colocamos lado a lado a prévia automática e o "Percentual de Custo - Controladoria" apurado oficialmente ao final do mês, com uma linha de "Variação" que expõe a diferença entre os dois. Com a variação próxima de zero mês após mês, a previsão deixou de ser uma estimativa qualquer e passou a ser usada pela diretoria para agir antes da meta ser estourada, não só para conferir depois.
A mesma lógica de previsão também foi disponibilizada em um painel complementar por unidade (UP), permitindo à controladoria acompanhar, unidade por unidade, se o custo variável com BNU está caminhando dentro da meta de consumo estipulada ao longo do mês.
Visão do fechamento por setor (Microbiologia, Hematologia, Alérgenos, Bioquímica e ImunoHormônios), com prévia, controladoria e variação lado a lado.
* Imagens com dados ilustrativos para preservar a confidencialidade do cliente.
Com o modelo em operação, a gestão passou a saber, ainda durante o mês, se cada setor estava caminhando para ficar dentro ou fora da meta de consumo estipulada, agindo a tempo em vez de só constatar o estouro depois. Em setores como ImunoHormônios, que sozinho faturou R$3,43 milhões em janeiro de 2024, a variação entre a previsão e o número oficial da controladoria ficou na casa de centésimos, dando à diretoria confiança para decidir com base na previsão, não só no fechamento.
Antes só sabíamos que estourou a meta quando o mês já tinha fechado, e aí não dava mais para fazer nada. Hoje a previsão bate com o número da controladoria quase na casa decimal, e conseguimos agir durante o mês para manter o consumo dentro da meta, não só constatar o estouro depois.
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